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04.05.2022

Berlin, 4. Mai 2022. Die aktuelle Studie des IT- und Beratungsunternehmens msg zur elektronischen Verwaltungsarbeit zeigt deutlich: Medien- und systembruchfreie Prozesse sind noch immer die Ausnahme. Es fehlen Schnittstellen und Anbindungen, technische und organisatorische Standards, aber auch ein professionelles, elektronisch dokumentiertes Prozessmanagement sowie geeignete Digitalisierungsplattformen.

Fehlendes Prozessverständnis als größte Hürde für die E-Akte in Behörden

Obwohl die E-Akte mittlerweile in fast allen befragten Behörden mindestens geplant ist oder eingeführt wird, kommt der Kulturwandel zur elektronischen Verwaltungsarbeit nur langsam voran. Neben der Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen (89 Prozent) und der Umsetzung der Prozessanforderungen (88 Prozent) sind für 85 Prozent der befragten Behörden das Akzeptanz- und Schulungsmanagement eine wesentliche Herausforderung bei der Einführung der E-Akte.

Die Vorteile der E-Akte, z.B. die leichtere Auffindbarkeit von Informationen oder schnelleres Arbeiten, werden dabei insgesamt klar gesehen, kaum eine Behörde jedoch nutzt die Einführung der E-Akte auch als Anlass zur Reorganisation (5 Prozent). Und während immerhin 47 Prozent angeben, dass die Einführung der E-Akte einen großen Mehrwert für die Prozessoptimierung bringt, haben lediglich 10 Prozent der befragten Behörden bisher eine umfassende Prozessdokumentation erarbeitet. Sie soll in diesen Fällen auch die Basis für ein umfassendes Prozessmanagement bilden, das die digitale Transformation der Verwaltung unterstützt. Der Einsatz eines Prozessmanagements ist aber ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Digitalisierung und bedarf der uneingeschränkten Förderung durch die Leitungsebene.

Die Umsetzung von Schnittstellen für die Anbindung von Fachverfahren an E-Government Basiskomponenten ist bei einem Großteil deutscher Behörden nach wie vor lückenhaft. Es gilt daher sowohl technische als auch organisatorische Standards zu schaffen.

Plattformlösungen schaffen auch für digitale Verwaltungsarbeit deutlichen Mehrwert

Eine mögliche Lösung bieten Digitalisierungsplattformen, welche in der Privatwirtschaft seit einigen Jahren vermehrt Anwendung finden. Diese fungieren als Schnittstellenmanager, indem sie bereits vorhandene IT-Lösungen und Anwendungen flexibel integrieren und darüber hinaus ermöglichen, komplexe Prozesse zu automatisieren. Sie sind somit ein unverzichtbarer Bestandteil der Fach- und IT-Architektur. Dies ist, wie die Auswertung der Studie zeigt, nur in sehr geringem Umfang bei den Behörden angekommen. So ist die Einführung von Low-Code-Plattformen nur bei 8 Prozent derzeit in Planung, bei 4 Prozent in Durchführung und bei einem Prozent der Befragten abgeschlossen.

Übrigens: 99 Prozent der Studienteilnehmer planen auch weiterhin den Einsatz von Papierakten. Die Ära der papierfreien Verwaltung ist also noch lange nicht erreicht.

Sämtliche Ergebnisse der Befragung und die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen finden Sie hier: Studie: Zwischen E-Akte, Fachverfahren und Digitalisierungsplattform 2022 | msg